営業と経理が対立しやすい「経費精算」　システム導入で社内のコミュニケーションを円滑にしよう

経費精算システムを導入して解決できる5つのこと

　これまでご紹介したとおり、営業と経理の間では経費精算によって不満・課題が起こりやすいことがわかります。どちらも自分の仕事にフォーカスして成果を出そうと真面目に取り組んでいるので、どちらが悪いという話ではありません。

　ですが、経費精算によって社内の雰囲気が悪くなってしまっては仕事上のコミュニケーションもうまくいきませんよね。いまはテクノロジーの力を使って経費精算をラクにできます。ここからはテクノロジーの力を使うと具体的にどのようにラクになるのか解説します。

1）ICカードを連携しておくと営業が自分で入力する必要がなくなる

　経費精算システムを導入すると、ICカードの履歴を自動的にデータ連携し、経費精算することができます。また、定期区間控除も定期区間を登録しておくことで自動的に控除してくれます。自分がいつどこに訪問して電車代がいくらかかったのか調べる必要がなくなるため、営業担当者はかなり楽になるでしょう。

2）経費精算規定に沿わないものは申請できない

　経費精算のITツールを使えば社内規定に沿ったルールを登録しておくことができます。ルールに違反した申請の場合はアラートが表示され、申請者本人が気がつくことができるため手戻りが少なくなるでしょう。たとえば下記のような場合にアラートを出すことができます。

• タクシー利用の際に備考欄に理由がなければアラートが出る
• 1人あたり5,400円以上の飲食代は交際費としてしか申請できない

　営業担当者は経費精算のために毎回ルールを自分でチェックしてから提出する必要がなくなります。一方で経理担当者は細かいミスが減りチェックが楽になります。細かいミスの指摘をする頻度も大幅に削減できるため、営業担当者との摩擦も起こりにくくなることが期待できますね。このように不正やミスを防ぐことで、会社全体として結果的に内部統制の強化やコンプライアンスの遵守にもつながります。

3）システム上で申請できるので上司が出張中でも承認依頼・承認ができる

　承認フローも自由に設定できます。スマホ・タブレットからも確認ができるので「上司不在で承認を待つ時間」がなくなり、スムーズに経費精算が進みます。

4）経費を承認する上司・経理のチェックもラクになる

　経費を承認する上司は申請された中身をチェックするのも大切な仕事のひとつ。しかし現実では上司も営業のプレイヤーとして動いていることが多く忙しいため、細かいチェックがむずかしいのが現実ではないでしょうか。経費精算システムを使えば交通費のルートが適切か、金額が正しいのかなどのチェックがラクになります。社内規定に沿っていない申請であればアラートも表示されます。

　実はこの機能は経理がチェックするときにもとても役立ちます。経理のチェックも大幅に削減できるためスピーディーに月次の数字を確定することができます。

5）会計入力の手間を削減できる

　経費精算システムとAPI連携できるクラウド会計ソフトを使っていれば、会計ソフトに経費精算の仕訳を新たに入力する必要がありません。経費精算システムから会計ソフトへデータを反映させることができるので、経理の仕訳入力の時間が大幅に削減できるでしょう。