3割強の企業「社員の退職・異動時のデータ管理・削除に関する明確なルールやガイドライン」を設けず／創朋

　創朋は、企業の情報システム管理者およびIT担当者を対象に「企業の人事異動・退職時におけるデータ管理の実態調査」を実施した。この調査結果から、企業の人事異動・退職時におけるデータ管理の実態などが明らかになった。

企業の情報システム管理者およびIT担当者の9割以上が企業における情報管理の重要性の高まりを感じている

「近年、企業における情報管理の重要性が高まっていると感じるか」という設問への回答は、1位が「非常にそう感じる」で51.5％、2位が「ある程度そう感じる」で41％という結果になった。1位と2位の回答を合計すると回答率90％を超える形となり、この結果から、企業の情報システム管理者およびIT担当者の9割以上が近年、企業における情報管理の重要性が高まっていると感じていることが明らかになった。

約95％が、退職・異動時の業務データや端末の管理が不十分な場合、情報漏洩リスクがあると考えている

　次に、「退職・異動時の業務データや端末の管理が不十分な場合、情報漏洩リスクがあると考えるか」という設問への回答は、1位が「ある程度リスクがあると考える」で54.2％、2位が「非常にリスクが高いと考える」で40.7%という結果になった。1位と2位の回答を合計すると回答率約95％となり、この結果から、企業の情報システム管理者およびIT担当者の約95％が、退職・異動時の業務データや端末の管理が不十分な場合、情報漏洩リスクがあると考えていることがわかった。

退職・異動時のデータ管理・削除に関する明確なルールやガイドラインを設けていない企業は3割強

　続いて、「退職・異動時のデータ管理・削除に関する明確なルールやガイドラインを設けているか」という設問への回答は、「設けている」が67.2％、「設けていない」が32.8％という結果になった。この結果から、7割弱の企業は退職・異動時のデータ管理・削除に関する明確なルールやガイドラインを設けているものの、3割強の企業はそうしたルールやガイドラインを設けていないことが判明した。

約2割の企業が、過去、退職・異動時のデータ削除の不十分さが情報漏洩・セキュリティ事故につながったケースを経験

　また「過去に、退職・異動時のデータ削除が不十分だったことで、情報漏洩やセキュリティ事故につながったケースはあるか」という設問の回答は、「ない」が83.1％、「ある」が16.9％という結果になった。約2割の企業で、退職・異動時のデータ削除が不十分だったことで、情報漏洩やセキュリティ事故につながったケースを経験している、ということがわかった。

退職・異動時に、従業員が使用していたPCやストレージのデータなどの削除方法でもっとも多いのは？

　続いて、退職・異動時のデータ管理・削除に関する明確なルールやガイドラインを設けていると回答した人に、「退職・異動時に、従業員が使用していたPCやストレージのデータなどをどのように削除しているか」という設問の回答は、1位が「フォーマット（初期化）している」で41.2％、2位が「専門のデータ消去装置を使用して削除している」で30.5％、3位が「物理破壊（HDD/SDDの破壊）を行っている」で13％となった。この結果から、データの削除に関しては「フォーマット（初期化している）」ケースが多いことが明らかになった。

　調査の最後、退職・異動時のデータ管理・削除に関する明確なルールやガイドラインを設けていないと回答した人に「退職・異動時に、従業員が使用していたPCやストレージのデータなどをどのように削除しているか」という設問への回答は、1位が「フォーマット（初期化）している」で35.8％、2位が「特に何もしていない」で28.4％、3位が「手動で不要ファイルを削除している」で12.8％となった。この結果から、自分で手を動かす範疇でできる方法でデータの削除を行っている人が多いことがわかった。