非対面の初回コンタクトは“丁寧すぎ”でちょうど良い
ビジネスシーンだけでなく、どのようなシーンでも第一印象を決めるファーストコンタクトはとても大切です。対面であれば自身の身だしなみを徹底し、ときにはお相手にお渡しする手土産などを用意することもあるでしょう。
しかし、オンライン上ではどうしても印象を決める部分は画面上のみとなるため、印象を補足するメールや電話でのきめ細やかなフォローがビジネス上の信頼へとつながってきます。
メールや電話は気軽にコミュニケーションができるツールという側面がある一方、あまりに簡潔すぎるとぶっきらぼうな印象に映ってしまったり、逆に情報を多くしすぎると大切なポイントが相手に伝わりづらくなったりしてしまいます。今回はニューノーマル時代だからこそ大切にしたい、心のこもったメールと電話の使い方を学んでいきましょう。
電話やメールによる「第0印象」を成功させよう
第一印象、第二印象という言葉は聞いたことがある方も多いかと思いますが、「第0印象」という言葉はご存知でしょうか。第0印象はまさに実際にお会いする前の印象。たとえば、採用試験時の履歴書や職務経歴書、エントリーシートなどが該当します。
実際に会う前に「この人と会ってみたいな」と印象づけることができれば第0印象は成功です。逆に第0印象が良くなければ、どんなに素敵な人物であってもそもそも会うことが叶わないでしょう。エントリーシートの段階で選考に進めないと、そもそも面接にもつながりませんよね。
リモートワークが主流となり、非対面が珍しくない状況だからこそ、電話やメールといったツールがファーストコンタクトになり得る場面が増えてきています。電話や、メールのコミュニケーションで、相手に「会ってみたいな」と思ってもらえれば、その後対面でやZoomなどのオンラインミーティングで会ったとき、さらに好印象を持ってもらいやすくなるでしょう。
「初頭効果」（Primacy effect）という言葉があります。これは、最初に示された特性が記憶（印象）に残りやすく、のちの評価に大きな影響を与える、というポーランド出身のゲシュタルト心理学者であるソロモン・アッシュによって提唱された心理効果です。とくに電話やメールはビジネスマナーの基本が表れるところ。ここで「信頼できる人物だ」と評価がされると、その後の印象にも大きく影響します。
