穴吹工務店が経理業務のテレワーク化推進支援サービス「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入した。建設業界特有の書類の多さに起因する業務過多に課題を抱えていた穴吹工務店。月2,000通にも及ぶ請求書の電子化をはじめとした経理業務の改善を目指し、今回導入に至った。
導入前は、穴吹工務店の独自書式のExcelファイルに取引先が請求内容を入力し、印刷、押印した後、各拠点に郵送する形をとっていた。なお、その際の請求書処理は各拠点が担当しており、請求データを社内ワークフローシステムに入力していた。請求書の受領がもっとも多い部門では、月平均140件、多い時は190件ほどのデータを手入力する必要があり、手間と時間が生じていた。加えて、各拠点が受け取った請求書の原本は支店に集約して保管をしていたため、ひと月に1ファイル分の請求書をファイリングする業務も発生していた。
同サービスの導入後は、今まで同じ取引先から注文ごとにバラバラで来ていたデータも、電子データ化で明細をまとめることが可能となり、チェックの手間が軽減。加えて、取引先が送信したものは確実に手元に届くため、受け取った請求書の所在が一目でわかるようになり、原本保管にあたって生じていた業務の効率化を実現した。
また、導入に際して取引先の協力も必要であると考えた同社は、事前にビデオ会議ツールを用いたウェブ説明会を開催し、マニュアルダウンロードの案内やレクチャーなどを実施した。一度請求書の発行をすれば二度目以降は履歴を基に作成ができる機能や、差し戻し・修正を画面上で完結することができる機能など、オンライン化によるメリットを取引先にも提供することで、98％の請求書の電子化を実現した。
