現場に無理をさせないシステムで業務を効率化！　不動産売買業界でインサイドセールスを立ち上げたワケ

「現場に無理をさせないシステム」で度重なる入力業務を効率化

――渡丸さんはウェブ業界から不動産業界へとジョブチャレンジされたんですね。

大学時代からインターンでウェブサイト制作等をしていたのですが、卒業後はゲーム制作会社に就職しイラスト制作などデザインに関わる仕事を経験しました。2016年に不動産売買を主業務とする当社に転職し、「業務部」という書類をつくる部門に所属しました。前職よりも楽になる部分もあるかなと思って転職をしたところもあったのですが、まったくそんなことはなく（笑）。業務部ではお客様が購入する住宅の場所など、契約書をつくる際に同じ情報を何度も入力するんですね。「入力業務」をもっと効率的にできないかなという考え方にシフトしていきました。

――改善に取り組むにあたって、業界特有の課題などつまづく部分はありましたか。

不動産売買は案件1つひとつの責任が非常に重い業態です。法律の取り決めもありますし、無形商材ではなく有形の住宅を扱うため、売買に限らず不動産業界自体にまだまだ紙・ハンコ文化は根強いです。業務改善のために、手軽なSaaSを使うという手段もありますが、ITに不慣れな人も多い中で、使いこなせる人と使いこなせない人の線引きがそのまま「仕事ができる人」「できない人」の線引きとなってしまっては、皆が幸せになれません。勝手に効率化に取り組み始めたものの非常に悩みました。

入社して5年めの私より長く勤めている人が多いですから、これまでのコツコツと入力をこなすやり方が当たり前なんです。それによってミスが起こってしまうことを問題視する声はありましたが、「システムを導入して変えよう」という考え方はありませんでした。そこで、「現場に無理をさせないシステム導入」という軸を決めて課題解決を進めていきました。

――入力業務が多く、さらに1つひとつのお仕事の責任も重い。そんななかで、どのように効率化をスタートしたのでしょうか。

現場に無理をさせない、の最たるものだと思いますが、書類を自動で入力できるようにつくりかえました。インターフェースはExcelで、現場としてはこれまでと同じようにExcelを開き、そこでボタンを押すと自動で書類が出るようになっています。いま振り返ると裏側はかなり汚いコードですが……。もともとECサイトなどをさわった経験もあり、データベースの呼び出し方はわかっていたのですが、Excelの動かし方などは自分で勉強しました。

それまでは、データをつくっている人と使いたい人が別で、「○○さんローデータ下さい」「準備します」のやりとりが電話で行われていたのですが、ボタンひとつで出せるようになったことで、手間はかなり削減されたようです。