インターネットを通じた情報提供では、アクセスが集中すると、容量が大きいPDFやExcelファイルの場合、サーバーや回線リソースを圧迫し、重要情報が閲覧できない状況が発生する。また、被災してパソコンが故障していたり、パソコンではなく携帯電話で情報を確認する場合、こうしたファイルを閲覧することが困難なケースもある。

　こうした状況を踏まえて、地方自治情報センターは、アップロードするファイルのデータ形式について配慮し、円滑な情報提供を検討するよう地方公共団体に通知を行った。具体的な予防措置は以下のとおり。

1.　アップロードするファイルはPDFだけではなく、小容量な「HTML形式（テキスト）」のファイルも公開する。

2.　紙資料のスキャンファイルはPDFではなく、再利用が容易な「JPEG形式（静止画像データ）」とする。

3.　表形式データのファイルは、容量が大きくなるExcel形式ではなく、どのソフトでも開くことができて、再利用が容易な「CSV形式（表計算ソフトなどで開くことを前提に、データをカンマ（，）やスペース、タブ等で区切って並べたテキスト形式）」とする。 

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