より効率的で安全にメルマガ配信業務を行うためには？
実際に配信ミスを起こさないようにするためには、運用フローをしっかりと設計した上で、配信作業を進めていくことも重要です。しかし配信ミスを恐れるあまり、あまりにも複雑なフロー設計にしてしまうと、スムーズな配信を行うことができなくなり、本末転倒になってしまいます。
運用フロー例
ミスを少なくする運用フローのコツ
- 人は必ずミスをする
メルマガ配信作業をすべて自動化することはできません。また、いくら厳重にチェックを行ったとしても、必ずミスは起こります。このことを前提にして、もしミスが起こってしまった場合にも、必ず現在の運用フローにフィードバックをすることで、常に改善を行なうようにしましょう。
- 細かくし過ぎない
運用フローは作業の手順を細かく定義するものではありません。あくまで作業の流れを把握するものなので、作業手順をマニュアルのように詳細に記載する必要はありません。運用フロー例のように簡単な図を作成し、いつまでに誰が作業を完了させなければいけないのか、管理者の承認が必要な場合には誰に依頼し、いつまでに確認するのかをなどを明確にしておくと良いでしょう。
- 作業工程のインプットとアウトプットを意識する
作業工程を考えるとき、その作業工程に必要なもの（インプット）は何か、その工程が完了したときにできてくるもの（アウトプット）は何かを意識して作成します。ある工程においてインプット、あるいはアウトプットがそろわない場合にはどのような対応をとるのか、あるいは作業の各段階において重複しているようなインプットやアウトプットがあれば運用フローから削除し、簡潔にまとめることも重要です。
- 修正があることを前提で考える
業務の性質上、必ず何らかの修正（手戻り）が発生することを前提にしましょう。特に修正が発生しそうな工程には、どのような対応をとるのかを考慮しておきます。余裕をもったスケジューリングすることも重要ですが、各作業の修正の範囲を決め、例えば運用フロー例でいうと、テスト配信の段階では細かい表現の修正はOKとし、関係者配信の際には誤字脱字以外の修正は認めないなど、一定のルールを設けることで、スムーズな進行をすることができます。
いかがだったでしょうか？ちょっとした意識の変化で、効率的で安全にメルマガ配信を行うことができることがお分かりいただけたのではないでしょうか？
次回は、今回ご紹介できなかった個人情報やセキュリティの面で注意すべきポイントをご紹介します。
