サイト担当者とベンダーの打ち合わせに参加する

　コミュニケーションの齟齬、サイト担当者の知識レベル、どういった情報がやりとりされているか、ベンダーの言葉遣いや態度などは、打ち合わせに出ないと分かりません。責任者はなるべく多くの打ち合わせに出て現在の状況を把握していきましょう。

打ち合わせの内容や記録を残す

　議事録は必ず残し、書くのは責任者あるいはベンダーに任せましょう。アクセス解析の導入においては事実を残しておく事が非常に重要です。想定していたとおりに導入が行われない理由の1つとして、ベンダーと導入側に認識がズレていた、というのがよくあります。それによって不満が生まれたり、ツールを使わなくなったりしてしまいます。こういった事を防ぐためにも、お互いに議事録を確認し、合意の上、導入を進めていくことを強くオススメします。

　打ち合わせの後に必ず議事録を送り、中身を確認しておいてもらいましょう。''やりとりは過去の推測や憶測によって行われるのではなく、事実によって行われなければいけません。''

コミュニケーションや実装時に気になるポイントを列挙する

　責任者の1番大切な職務です。「ベンダーが言っているこの用語が分からない」「サイト担当者の要件定義が明らかに緩い」「打ち合わせに出てきた人が適任では無かった」「メールあるいは電話のコミュニケーションがうまくいっていない」「相手からのレスポンスが遅い」などなど、導入プロセスにおいての不満および改善点を必ず残していきましょう。

　ポイントはできるだけこれは具体的に書く事です。「●●月△△日の打ち合わせの中で、ツールの専門用語を使われて、導入側が理解していなかった」とか「1週間前、導入に関する問い合わせメールが来ていたがまだ返事が返ってきていない」など。「なんとなく連絡が遅い」といった曖昧な形にならないように気をつけましょう。

責任者とベンダーで気づいた事を共有し、改善を行っていく

　集めた不満や改善点は、なるべく早く伝える事が大切です。可能であれば打ちあわせ直後に話をしてしまうのがよいでしょう。時間的に難しい場合は別途電話やメールで伝えましょう。

　ここで気をつけないといけないのは「ベンダーだけに要求するばかりではない」という事です。導入の時に出てくる課題は、ベンダー側に責任がある場合もありますが、それ以上に自社内の課題が多く出てきます。そういった内容に関しては、自社が改善しない限り改善しません。

　ベンダーには遠慮無く、「他の会社さんと比べてここがやりづらい、分かりにくい」という事を正直に伝えてもらうように、事前に話をしておいたがほうがよいと思います。改善前提で、お互いの気になる部分をちゃんと伝えあうことによってベンダーとも良い関係が築けていきます。