データフローの考え方と運用方法
個人情報を含んでいる配信リストを、実際のメルマガ配信で運用していくためには、（1）データの加工、（2）データの登録、（3）データの削除までの一連の流れ、つまりデータフローを明確にし、適切に管理することが重要です。
データフローの考え方
メルマガ配信作業の各フェーズにおいて、どのような個人情報が扱われているのかを把握しましょう。例えば、自社の顧客DBと配信システム側のDBが連動していない場合は、顧客DB側で抽出したリストを一旦別のツールで整形し、配信システムにアップロードする、という作業になるかと思います。一回の配信作業だけでも、（1）顧客DBから抽出したリスト、（2）データ整形ツールに入っているリスト、（3）配信DBにアップロードするリストの3つが発生してしまいます。
個人情報管理表をつくる
各フェーズにどのような個人情報があるのかを把握することができたなら、それを表にまとめ、それぞれどのような処理をするのかをまとめましょう。基本的に注意すべき点は、その配信リストの授受の方法、保管場所、保管期間、削除方法です。各フェーズの配信リストごとに具体的な保持期限と処理内容を決めておくようにしましょう。
PDCAをまわす
運用方法を規定し、実際に運用を始めたら、それで終わりではありません。定期的に各個人情報が適切に扱われているかどうかをチェックしましょう。また、定期的なチェックをした際に、何か問題があれば、その内容を現在の運用方法にフィードバックし、常にPDCA（Plan → Do → Check → Action）サイクルを回すようにしましょう。
実際に運用してみると当初規定した運用方法に何らかの問題があることは当然のことです。それを常にチェックして改善し続けることが最も重要なポイントだといえます。
