Excelや社内システムでは難しい
「簡単に作成・改修できる」業務用ツールがほしい！

　あなたの部署に「Excel名人」とでも呼びたくなるような社員が、1人くらいはいないだろうか。

　アクセス解析ツールや広告効果測定ツールを利用していても、売上や事業計画・予算との比較をするため、最終的にはExcelにデータを落とし込んでいるマーケティング部門も多いはず。そうしたExcelの作成を任されるのは、決まって「Excel名人」だ。彼／彼女があれこれ工夫して作ったExcelは匠の技の結晶。「ここから落としたデータを、このシートのこのセルにコピペして……」と指示どおりの操作をすると、あとは印刷するだけで会議用資料のできあがりだ。

　しかし、そんな「Excel名人」が作ったExcelファイルも、運用を続けるうちにいつしか「ファイルが重い」「うまくバージョン管理できない」といった不満が出てくる。そこでシステム部を巻き込んでちょっとした社内システムでも作ろうか――という話に発展させると、さあ大変。業務フローを詳細に整理して要件を定義して……とやっているうちに時間が経ってしまう。いざシステムができあがったころには業務フローが変わっていて、使いものにならなくなっていることだって起こり得る。

　そうしたExcel名人と本格システムの間を埋める「簡単に作れて、簡単に改修できる」業務用ツールが欲しい。人に頼むのは気が引けるけど、Excel名人が作るようなツールを使って、もっと自分の業務効率を改善したい。そんなニーズを抱えている人に薦めたいのが、サイボウズの提供する業務改善のためのクラウドサービス「kintone」だ。

　kintoneには、運用中のExcelデータの操作性をそのまま生かしてクラウドシステム化する「Excelデータクラウド化アプリ」や、たった3クリックでスマホからアクセスできるアプリを生成する機能もある。部署・チーム間でのExcel共有に課題を感じているのなら、kintoneが解決策になるかもしれない。

月額880円で日常業務の「困った」を解決

　では、kintoneはどんなシーンで威力を発揮するのだろうか。業務の現場で日常的にみられるいくつかの課題から考えてみよう。

【課題A】

　会議で決まった事項を確認するのに、メールで送られてくる議事録を都度探すのが手間。さらに会議で「○○さんがいつまでに△△をやる」とアクションプランを決めても、ToDoが共有されず、計画どおりに進まないことが多い。

【課題B】

　展示会に出展して、確度の高そうなお客様にも何人か訪れていただけた気がする。名刺交換もしたが、ブースで何を話したか忘れてしまい、どんな優先順で次のアクションを起こしていけばいいかがわからない。

【課題C】

　ウェブサイトを運営する中で、別部署／別会社のデザイン／システム担当者に作業依頼書を作って送っているが、「この個所はちょっと変えたい」といった修正希望がよく発生する。メールを使って何度もやり取りするうちに、対応漏れの修正個所も出てきてしまい、修正個所の反映確認と詳細についての連絡をするだけで、かなりの手間が発生してしまう。

業務アプリのコンビニ「kintoneアプリストア」

　こうした課題を解決するために40種類以上の業務用アプリが「kintoneアプリストア」にはそろっている。アプリは業務別、利用シーン別に分類されているので探しやすい。利用料金も、1ユーザー当たり月額880円（税抜）という低価格で、いくつでもアプリを利用できる。どんな即戦力アプリがラインアップされているのか、ケースごとに取り上げていこう。

議事録やToDoの管理ができるベンリなツールがほしい

　では、まずは【課題A】から。会議で話し合ったことを効率よく共有したり、ToDo管理に役立つツールがほしいあなたのために、kintoneでは3つの無料アプリを公開している。

『議事録管理』アプリ　（無料）　開発：サイボウズ

　社内会議などの議事録作成用アプリ。議事録をまとめ終わったら、参加者・参加者以外の指定ユーザーに通知できる。

　たとえば、メールを使った議事録運用と比べて次のような利点がある。

• 検索性に優れる
• 会議で使った資料など、最大100MBまでの大容量ファイル添付も問題なし
• コメント機能を使って、会議内容についての質疑応答、会議後のToDo進捗などを追える。都度、メールでReplyするよりも効率的

『ToDo』アプリ　（無料）　開発：サイボウズ

　「ToDo」は一般的なToDo管理アプリ。たとえば総務に依頼するような事項について、納期希望日、至急対応が必要かどうかといった情報を添えながら、ToDoリストとして落とし込める。履歴付きで現在の進捗ステータスを追うこともできる。

『総務への依頼受付』アプリ　（無料）　開発：サイボウズ

　「総務部への依頼受付」はこちらもコメント機能により、ToDoの進捗、作業中に発生した疑問点などのやり取りをまとめられる。

活用のポイント：「既存アプリをカスタマイズしよう」

　kintoneの利点のひとつは、既存アプリを簡単にカスタマイズできるところ。たとえば「総務への依頼受付」アプリは総務に関する業務以外では使えないように思えるかもしれないが、アプリの設定画面を開いてちょっと操作すると「什器手配」「名刺発注」といった依頼事項の名称を「バナー作成」「LP作成」「申込書送付」といった具合に追加・変更できる。ほんの一手間で、Webサイト運営やマーケティング関連の業務ToDoを管理するのにも使えるようになるはずだ。

自社サイトでも利用できるアンケートフォームを簡単作成

　【課題B】では、展示会での情報収集が課題になっていた。こんなときに便利なのが、アンケートツールだ。kintoneには、手軽に情報を収集してグラフ化もできる無料ツールがある。

『アンケート』アプリ　（無料）　開発：サイボウズ

　アンケートフォームを簡単に作れる無料アプリ「アンケート」を使えば、展示会のブースにiPadを複数台持ち込み、来訪者にその場で回答してもらうアンケートフォームを手軽に作成できる。記入してもらったアンケートデータをそのまま蓄積し、kintoneから閲覧・集計できるようになる。

活用のポイント：アンケート結果は自社サイトでも掲載可能

　ここでは展示会などのアンケート収集シーンを例に挙げたが、作成したアンケートフォームは自社サイトなどにも掲載できる。ただし、そのためには追加で月額3500円かかる「フォームクリエイター」の利用が必要。それでも、普通に開発するよりも、圧倒的に短期間・低コストで制作できるはずだ。

オリジナルアプリの開発も可能、外部パートナーに開発を依頼することも

　最後の【課題C】は、プロジェクト管理のための使いやすいツールが必要だ。社内の別部署だけでなく、社外の関係者とも情報共有が発生する場合は、セキュリティなども配慮する必要があるだろう。アプリストアに適切なアプリがない場合、kintoneでは要望に応えるアプリを短時間で作成することもできる。ここでは、おすすめオリジナルアプリを開発したある会社の事例を紹介しよう。

kintoneでオリジナルアプリを作成した通信販売会社の場合

　ベルーナは、数十万ページ規模の巨大ECサイトを運営している総合通信販売会社。外部のデザイナーなどにWebページ制作を依頼する際、依頼書のやり取りでミスが目立っていたが、「kintone」を活用してページ制作依頼とコミュニケーションを一元管理することで大幅な効率化を図った。

　同社は、kintoneを使って自社用の依頼書作成アプリをわずか2時間ほどで開発。従来、Excelで依頼書を作成していたのに対して、次のような利点が生まれたという。

• 必須項目の入力漏れをシステム側でチェック。入力漏れが減った
• 依頼書の変更個所は履歴を残し、指示内容の改ざんを防げるようにした
• 各依頼の進捗状況を「入稿・初稿出し・戻し・直し・完了」のステータスの中から選べるようにした。そうしたステータスは、一覧ページからまとめて確認できるようになった
• 依頼書の内容について不明な点などがあれば、すぐその場で質疑応答できるコメント欄機能を利用。1画面でコメント履歴を追えるようになったことで、意思疎通にかかる時間が減った

活用のポイント：高度なアプリ開発にも対応

　kintoneアプリストアに希望のアプリがなかったら、自力でも手軽に開発できる。どうしても自力で開発できない場合や、APIやJavaScriptを使って高度なアプリを作り込みたい場合は、サイボウズオフィシャルパートナーなどに依頼して、開発を任せることも可能だ。

　クラウドサービスで気になるセキュリティについては、常時SSLで通信を暗号化し、IPアドレスによる接続制限、BASIC認証も無料で利用できる。また、自宅や外出先などのモバイル環境からの利用に対応するため、クライアント証明書によるセキュアアクセスもオプションで提供している。

40以上の業務用アプリを提供。30日間の無料お試しキャンペーンも

　社団法人  日本情報システム・ユーザー協会の調査によると、売上高に対するIT予算の比率は2008年ごろをピークに減少を続けている。かなり昔に導入した基幹システムが業務の変化に追いついていないと感じている人も多いのではないだろうか。kintoneにはここまでに取り上げてきたアプリ以外にも「案件管理」「日報」「タイムカード」など、40以上の業務用アプリがそろっていて、「kintoneアプリストア」からダウンロードして利用できる。30日間の無料お試しキャンペーンも実施中だ。

　業務上、「Excelではうまく想定どおりの業務用ツールを作れないけど、システム開発するのもどうかな」といった課題を感じているのなら、ぜひ一度kintoneを試してみてはいかがだろうか。