原稿や配信リストは配信の直前に揃っていればいい！のウソ

　冒頭でも述べましたが、メール配信を行うには、原稿、配信リストが必要です。つまり、配信設定をする時に、原稿と配信リストがあれば配信設定を行うことができます。

　だからといって、事前に決められている配信日時の直前に原稿と配信リストが揃うようでは、安定的なオペレーションを実現することはほぼ不可能でしょう。

　配信の直前に入稿やリストの抽出を行うと、突発的な修正対応が発生した場合、ミスが起きる確率が非常に高くなります。よく起こるミスには、原稿の修正が発生した際に、バージョンが古い原稿を修正してしまい、原稿がバージョンダウンしてしまう、といったことがあります。

　基本的には、配信当日の前日には原稿とリストを揃えテスト配信で確認までしておき、当日は配信条件の設定を行うだけという業務フローを設計し、運用業務を推進するべきでしょう。

メール配信設定は、複数の担当者で行えばいい！のウソ

　原稿チェック、リスト抽出などの配信設定業務は、担当者の知識・経験・スキル・性格などによって、内容もレベルもバラバラになりがちです。

　個人個人によって作業に差が出ないようにするためには、業務プロセスを確立し、業務プロセスごとに使う「チェックシート」などのツールを整備することが重要です。

　参考までに、アルトビジョンで行っている配信オペレーションでは、年間に4,000回を超えるメール配信設定を行っています。また、40以上のチェック項目からなるチェックシートを使って、すべて2人以上の担当者による二重の確認を行っています（チェックシートは、まさにノウハウの結晶なので、お見せすることができなくて残念ですが……）。

　戦略立案やクリエイティブ企画の部分は、メールマーケティングに関して専門性を持つコンサルタントやプランナーに協力を得るとしても、各企業としての個別解を得るためには、企業のマーケティング担当の方にも共に問題に向き合い、最終的な意思決定を行っていただく必要があります。

　一方、メール配信オペレーションについては、各企業の個別の要素は少なく、大部分が汎用的な業務となります。そのため、オペレーション業務を専門的に行う企業にアウトソーシングすることで業務負荷とリスクを低減させることが可能です。

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