プレゼン資料完成までの理想的なステップ
プレゼン資料を作り上げる際、どのようなフローで進めると、スピーディーに、かつクオリティも向上するのでしょうか。当社では、以下のプレゼン資料作成の前提条件の確認からスタートすることを推奨しています。
プレゼン資料作成における7つの前提条件
- プレゼンで到達したいゴールは何か？
- 伝えたい1つのメッセージは何か？
- メッセージを伝えたい本当の相手は誰か？
- 当日、誰がプレゼン資料を説明するのがベストか？
- 誰が資料を作るのがベストなのか？
- 費用対効果として、資料準備に何時間かけてもよいのか？
- プレゼンする環境（保有時間、枚数、配付資料／プロジェクターの有無等）は？
前提条件を確認したら次に、理想的なステップに沿って準備を進めていきます。まずは理想的な資料全体の構成が何なのかを考える「与件確認」のフェーズです。この時、PowerPointを安易に立ち上げたり、素材集めに進んでしまわないことが重要です。
テキストベースで、資料構成をしっかり固め、目次が完成した段階で、次に「素材集め」のフェーズに入ります。他社の提案事例を集めたり、過去の提案事例を確認したりする中で、アイデアを熟成するのに、重きを置きます。
十分な準備を終えた上で、最終段階として「資料作成」のフェーズに入ります。ここで大事なのは、資料を作る作業は、全体の15％の構成くらいにするように心がけます。「与件確認」と「素材集め」のフェーズにしっかりと時間をかけていると、ページボリュームにもよりますが、実際に作業として作り上げる時間は全体の10～30％程度に落ち着きます。
プレゼンは今後ますます進化する
アマゾンの「パワポ禁止令」の話を出しましたが、トヨタでも同じようにA3サイズ1枚にまとめるようにとのルールがあるようです。しかし、いずれも社内に限ったものです。第三者に対して情報を資料で説明する際には、どの企業もプレゼン資料やWebサイト、パンフレットを用意して、よりシンプルにキレイに作り込む必要があります。では、そのような中で、第三者に向け、より情報をシンプルにキレイにまとめるには何が重要で、企業として何に取り組めばよいのでしょうか。次回以降は、実際のプレゼン資料のテクニックや制作事例を交えながら、解説していきます。
