メール業務のリソース不足を解消する唯一の方法

　正しいメールコミュニケーションを進めようとすると、ほとんどの企業で問題になるのは、「メール運用に関わるリソースをどう確保すれば良いか」という問題だ。

　メールに関わる業務を大きく分けると、（1）企画、（2）設計、（3）デザイン、（4）コーディング、（5）検証という5つのプロセスとなる。企画から設計をディレクターが、デザインからコーディングをデザイナーが担当し、最後の検証をディレクター中心に行うという流れが、一般的なメール業務プロセスだろう。

　チーターデジタル マーケティングアウトソーシング部 事業推進グループ ビジネスアーキテクトの吉澤和之氏は「メール施策の理想と現実にギャップが生じるのは、リソース不足が原因です」と言い切る。

　たとえばディレクターの場合、メール1本に付き、企画を考える時間が8時間、設計に5時間、検証に8時間を費やすとすると、合計して21時間の業務時間を費やすことになる。デザイナーの場合、デザインとコーディングで20時間程度かかることは普通だろう。当然、メール以外の業務も抱えているケースが多いため、1ヵ月の業務時間は190時間以上に上ると考えられる。

　吉澤氏は「この状況で『メールの本数を増やしたい』『有意義な企画を立てたい』『分析をしっかりしたい』などの目標を達成するためには、残業を減らして効率化するしかありません」と断言する。

　この課題に応えるのが、メール専用CMSの活用だ。

大手出版社やアパレル企業もメールCMSを導入

　実はチーターデジタルは、国内で初めてメール専用CMS「Lynx（リンクス）」をリリースした企業だ。Lynx自体、そもそも「リソース不足だけど、メール業務をしっかり進めたい」というニーズに応えるために開発された製品だという。

　メール専用CMSを使えば、メールのコンテンツ設計やコーディング、検証作業は大きく削減できる。CMSにはあらかじめメルマガ用のテンプレートが備わっている上、自社のメールテンプレートを保存しておけばメールの作成業務はほとんどゼロになるからだ。また配信前の表示確認やテスト送信などの機能も標準装備されている。

　吉澤氏の試算によると、こうしたメール専用CMSの活用により、ディレクターとデザイナー合わせて27時間分の業務時間削減が可能だという。時給を3000円と仮定すれば、「1ヵ月でコストは8万1000円下がり、同リソースで記事を1〜2本追加したり、分析や議論に丸3日割り当てたりすることができます」と吉澤氏は語る。

　実際、「週刊プレイボーイ」を発行する集英社では、同誌のメルマガ作成にCMSを利用したところ、HTMLの知識がない担当者でも30分程度でHTMLメールを制作できるようになり、月4回の配信を実現した。今後は、購買履歴などと組み合わせてメールの配信回数を変え、反応を見るなど新たな施策にも挑戦する方針だという。

　また、アパレル大手の株式会社ユナイテッドアローズでもCMSを活用し、各ストアブランドで共通テンプレートを使ったメールを送る一方、デジタルコミュニケーションチームがメール作成のレギュレーションを整備し、各ストアブランド担当者にHTMLメールの作成を委託したことで、管理工数を大幅に削減しながら、きめ細かいコミュニケーションを可能にし、コンバージョンも1.5倍向上したという。

　チーターデジタルが提供するLynxは、メール運用の効率化を求める企業のニーズにはまり、100社に迫る勢いでユーザー数を増やしている。メールの目的定義やコミュニケーション設計がおろそかになりながら、時間を捻出して配信を続けるより、一度足元を見直してメール業務の効率化を図ることも、顧客とのコミュニケーションを改善する1歩につながるのだ。